Pro mnoho firemních manažerů spočívá boj proti provizím v pravidelném vyhledávání zaměstnanců, kteří zneužívají své postavení. Provádění jednorázových akcí je však neúčinné: po čekání na bouři začnou příjemci úplatků dohánět ztracený čas. Praktici proto doporučují vybudovat systém, ve kterém by byla vyloučena samotná možnost přijímání provizí. Tento článek pojednává o metodách identifikace porušovatelů a také o nepřímých znacích, které vám umožní rozpoznat ty, kteří přijímají provize.
Zkušenosti praktikujících
Existují tři hlavní způsoby prověřování podezřelých zaměstnanců.
Maxim Gorbačov Obchodní trenér-konzultant, Moskva; Kandidát psychologických věd
Dmitrij Tkačenko Prodejní trenér-konzultant, Moskva
Odkaz
Maxim Gorbačov- právník; pracoval v odvětvích „intenzivních na vrácení“ distribuce léčiv a dodávek technických olejů.
Dmitrij Tkačenko vedl obchodní oddělení v tak „intenzivní“ prodejní oblasti, jako je dodávka pracovních oděvů do průmyslových podniků. Společně organizují školení o aktivním prodeji a potírání provizí a vedou konzultační projekty při vytváření a rozvoji obchodních oddělení. Mezi klienty patří Baltika, Gazprom, Donskoy Tabak, Rostelecom, R-Style, Siemens Rusko, podniky holdingu New Commonwealth a vydavatelství Olma-Press. Autoři bestselleru „ROLLBACK: Speciální technika přitahování klienta“ (M.: Vershina, 2008).
Samozřejmě budete muset vyčlenit další finanční prostředky na boj proti zpětným úplatkům. A je docela možné, že náklady vynaložené podnikem převýší možné škody způsobené zpětnými úplatky. Než se tedy pustíte do boje proti úplatkům, spočítejte si náklady na vaši plánovanou kampaň. Pro přibližný odhad ztráty z nákupu za přemrštěné ceny porovnejte celkový objem nákupů za určité období s tím, do jaké míry byly podle namátkových kontrol překročeny průměrné tržní ceny. Na základě tohoto posouzení, stejně jako vašich cílů, situace na trhu a specifik nákupních postupů ve vaší společnosti určete rozpočet na opatření proti zpětnému rázu.
Příjemci zpětných provizí v podnicích jsou obvykle identifikováni jedním z následujících způsobů.
1. Kontrola souladu životní úrovně zaměstnance s jeho platem. Pokud zaměstnanec dostane například 1000 konvenčních jednotek měsíčně, ale zároveň každých šest měsíců mění dovezená auta, je na zvážení, odkud bere peníze. Například v jedné maloobchodní společnosti si kupující po umytí rukou, když stál před obědem vedle šéfa ochranky, podrobil náležitou péči. Oba zjistili, že mají stejné hodinky. Šéf bezpečnostní služby přitom dostal od firmy jako dárek k výročí hodinky (a stály 1900 dolarů) a kupec dostal od manželky studentky k narozeninám hodinky. V důsledku toho byl manažer kontrolován celé dva měsíce. Dodavatelé ho pravidelně informovali, že mu lidé volají, ptají se a snaží se nakoupit zboží za hotové. Takové kontroly samozřejmě zpomalují proces zadávání zakázek, ale manažeři se bojí dopustit se porušení. Každý si po čase zvykne na to, že hospodaření s velkými finančními prostředky obnáší pravidelné kontroly ze strany bezpečnostní služby.
Pokud společnost nemá bezpečnostní službu, musí její funkce převzít generální ředitel. Měli byste sledovat nejen růst pohody svých zaměstnanců (nákup nového auta, nákup drahého oblečení a doplňků), ale také nuance jejich chování.
2. Testovací nákupy. Takové zaměstnanecké šeky poněkud připomínají technologii „mystery shopping“. Uveďme příklad. Bezpečnostní služba jedné firmy si pro kontrolu svých dodavatelů vymyslela legendu o dodavateli. Sestavil jsem ceníky produktů a zveřejnil jednoduchý web na internetu. Poté kontrolor pod rouškou pracovníka dodavatelské firmy kontaktoval oddělení nákupu a nabídl provizi. Jeden z manažerů po několika rozhovorech souhlasil. Byl vyhozen s velkým skandálem. Poté byli pracovníci nákupního oddělení upozorněni, že vedení má v úmyslu tuto metodu v budoucnu používat. Události, které následovaly, jsou významné. Během dvou měsíců odešla z vlastní vůle více než polovina dodavatelů a zaměstnanci, kteří je nahradili, zvýšili průměrnou přirážku o 7 % pouze snížením nákupních cen.
Ale tato metoda je použitelná pouze pro arogantního úplatkáře, který ztratil veškerou opatrnost a požaduje provizi od jakéhokoli dodavatele. Mezitím existují kupující, kteří berou provize pouze od důvěryhodných partnerů. Chytit takové porušovatele pomocí testovacích nákupů je těžké, protože spolupracují s novými dodavateli bez provizí a teprve po vzájemné spolupráci začnou mluvit o úplatcích.
3. Testování detektoru lži. To je nejlepší způsob, jak prověřit dlouholeté zaměstnance. Pokud se tato metoda v podniku teprve začíná používat, doporučujeme otestovat všechny nákupní manažery jednou za tři až čtyři měsíce. Například při přijímání kandidátů na pozici dodavatele v koncernu Kalina jsou upozorněni, že budou pravidelně podstupovat test na polygrafu. Otázky jsou standardní: poskytovali jste výhody nějakému dodavateli nebo dostávali nějaké odměny? Spolehlivost těchto kontrol je velmi vysoká.
Ve většině případů je zaměstnanec, který je přistižen při provizi, propuštěn. Je jen na vás, zda své podřízené upozorníte na důvod propuštění jejich kolegy či nikoliv. Domníváme se však, že je užitečnější upozornit: zaměstnancům tak ukážete, jak riskantní je dávat si takové zvýšení platů. Abyste zabránili zpětným rázům, můžete:
- přenést na dodavatele pouze funkci shromažďování informací o návrzích dodavatelů a učinit konečné rozhodnutí nezávisle (nebo zavést kolegiální postup pro přijímání takových rozhodnutí);
- používat údaje o sledování cen prováděné marketingovým oddělením ke kontrole informací obdržených od kupujících;
- odměňovat dodavatele za úspory na nákupech nebo ziskovost dosažené u skupiny produktů s přihlédnutím k cenám vstupů a přirážkám;
- osobně jednat s klíčovými dodavateli vaší společnosti;
- formalizovat zadávací postupy a přilákat dodavatele na základě výběrových řízení.
Mluví generální ředitel
Kirill Kuzněcov generální ředitel Tenders.ru, Moskva
Odkaz
"Tenders.ru"
Obor činnosti: organizace a audit obstarávací činnosti firem, státních a městských orgánů.
Forma organizace: OOO.
Umístění: Moskva.
Počet zaměstnanců: 15.
Hlavní klienti: soukromá bezpečnost Ministerstva financí Ruska, FGU "Combine "Signal" Federální agentury pro státní rezervy, státní korporace Rosatom, společnosti Alkor Bio, Eldorado.
Délka působení generálního ředitele: od roku 2006.
Účast generálního ředitele na podnikání: spoluvlastník (podíl – 50 %).
Časem se ze symbolických plateb za malé „služby“ často vyvinou velké úplatky (nazývejme věci pravými jmény a nemluvme o nějakých „provizích“ nebo „klientských poplatcích“). Společnost, kde úplatkář pracuje, se stává vážně zranitelnou. Hromadí se kompromitující důkazy, které mohou tohoto zaměstnance donutit k nejzávažnějším přestupkům. Přímé škody jsou také zřejmé: podnik dostává podřadné produkty za přemrštěné ceny. Manažeři, kteří jsou zvyklí být k úplatkářům shovívaví, proto vystavují své podnikání vážnému nebezpečí.
Jsem skeptický k používání detektorů lži a žádostí o úplatky; V naší společnosti se tyto metody nepoužívají. Dle mého názoru efektivnější způsob, který zároveň umožňuje vyhnout se zbytečné publicitě, je, když bezpečnostní služba analyzuje životní úroveň podezřelých zaměstnanců a jejich příbuzných (ostatně úplatky se často nedávají v penězích nebo samotnému zaměstnanci , ale jeho zástupcům). Tak jsme například identifikovali jednoho narušitele – on sám žil poměrně skromně, ale utrácel spoustu peněz na vydržování své milenky. Kromě toho audit jejich činnosti pomáhá identifikovat bezohledné (nebo nekompetentní) zaměstnance - musíte porovnat výsledky práce podezřelých s průměrem trhu.
Identifikace úplatkářů však nestačí – v zásadě je nutné minimalizovat možnost situací, které úplatky vyvolávají. K tomu je potřeba především jasně formulovat pravidla pro výběr dodavatelů, se kterými spolupracujete. Tato pravidla by měla eliminovat riziko, že zaměstnanec společnosti bude souhlasit s přijímáním odměny zvenčí. Kromě toho by měl být vybudován systém kontroly, školení, povzbuzování a samozřejmě trestání personálu.
Zkušenosti z praxe
Jak zabránit tomu, aby zaměstnanci dostávali provize
Vladimír Filonov Expert oddělení kontroly a auditu společnosti Magnezit Group, Moskva
Odkaz
"magnezit"
Obor činnosti: výroba a prodej žáruvzdorných výrobků (celý cyklus od těžby surovin až po inženýrské a provozní služby).
Forma organizace: SPOLEČNOST; skupina společností.
Území: sídlo - v Moskvě; zastoupení v Německu, Kazachstánu, Číně, Polsku, Slovensku a Ukrajině.
Kdo v organizaci může přijímat provize? Většina samozřejmě odpoví, že jde o pracovníky oddělení nákupu. Ve skutečnosti však mají zaměstnanci jiných služeb podniku také příležitost získat provizi (viz. Stůl). Například IT oddělení vás s odkazem na nízkou rychlost internetu může přesvědčit, abyste uzavřeli smlouvu s jiným poskytovatelem, který nabízí podobné služby, i když za přemrštěnou cenu.
Každá organizace má své vlastní metody řešení provizí. Například jeden z velkých ruských producentů uhlí jednou vydal stolní kalendář, ve kterém byli všichni zaměstnanci vyzváni, aby telefonicky, faxem a e-mailem hlásili různé druhy krádeží. Některé společnosti testují podezřelého zaměstnance testem na detektoru lži. Tato metoda je zvláště často používána v ruských obchodech s elektronikou. Pokud se zaměstnanec odmítne podrobit testování, vedení to považuje za nepřímé potvrzení obdržení provize. Vyhodit zaměstnance, který se odmítne podrobit testu na detektoru lži, není snadné, ale je docela možné mu vytvořit neúnosné pracovní podmínky, aby sám napsal výpověď.
Podívejme se na další způsoby, jak můžete identifikovat a zabránit zpětným vrhům.
Žádost o nabídky od více dodavatelů. Dodávka velkého sortimentu inventárních položek, ať už vody do kanceláře nebo počítačů, jednou neznámou firmou by měla upozornit pracovníka služby interního auditu (v malých firmách může tuto funkci vykonávat jedna osoba - hlavní je, že se vám hlásí). Před zaplacením faktury dodavatele je důležité porovnat uvedené ceny s cenami na trhu. V mé praxi se nejednou stalo, že jsem byl přiveden ke schválení faktury nebo smlouvy na vysokou částku a po porovnání cen s průměrem trhu jsem zjistil značné nadhodnocení. Pak vyvstala otázka, zda zaměstnanec tím, že si vybral první nabídku, která mu přišla do cesty, i když drahou, sledoval osobní prospěch nebo prostě zanedbával své povinnosti. V takových případech není vůbec zbytečné tuto otázku objasňovat.
Vyžádejte si ceník dodavatele. Někdy dodavatel vysvětluje vysoké ceny ve faktuře dodavatele monopolním postavením této společnosti na trhu (např. tím, že je jediným dealerem v regionu). Zkontroluj to. Máte-li podezření, že zaměstnanec dostává od určitého dodavatele provizi, požádejte správce, aby kontaktoval tuto společnost a v představení se jako zaměstnanec neexistující společnosti si od něj vyžádal obchodní nabídku na zakoupené produkty. Je vhodné volat z mobilního telefonu, protože číslo města vaší společnosti se může promítnout do identifikátoru dodavatele. Abyste nevzbudili podezření, je potřeba požadovat ceny za trochu jiný sortiment a množství zboží, než jaké si objednal váš dodavatel. Vyberte několik položek, které mají největší podíl na celkové částce vašeho účtu. Pokud neexistující společnost obdrží od nákupního oddělení fakturu s uvedením nižší ceny za produkt oproti faktuře, budete mít vážný rozhovor s dodavatelem.
Koordinace nákupů. V jedné společnosti probíhá pořizování inventárních položek následovně. Pracovník oddělení nákupu přináší na oddělení interního auditu fakturu na platbu za produkty od dodavatelů. Kontrolor zjišťuje v účetním programu, jaká je velikost zůstatků tohoto zboží, a také studuje cenové nabídky dalších potenciálních dodavatelů. Sám jim zavolá a pokud jsou ceny nižší, požádá o fakturu. Na konci práce kontrolora obdrží finanční ředitel, který rozhoduje o platbě, tyto doklady: fakturu z oddělení nákupu, potvrzení o objemu stavů zásob na skladě, cenové nabídky od potenciálních dodavatelů a faktury od nich. Na základě toho učiní finanční ředitel jedno z následujících rozhodnutí:
- schvaluje fakturu předloženou nákupním oddělením;
- doporučuje, aby dodavatelé požadovali fakturu za menší množství skladových položek z důvodu značných zůstatků ve skladu;
- odmítá uhradit fakturu nákupního oddělení a své rozhodnutí vysvětluje tím, že faktura předložená správcem obsahuje nižší částku (viz. Jak banka utrpěla ztráty kvůli tomu, že nekontrolovala nákupy).
Jak banka utrpěla ztráty kvůli tomu, že nekontrolovala nákupy
Zaměstnanci společností, které distribuují elektronické právní databáze, dostávají procenta z tržeb. Jeden manažer odpovědný za aktualizaci databází měl mezi svými klienty banku, která již při své práci používala několik podobných systémů. Na každé schůzce s pracovníkem banky, který o této otázce rozhoduje, manažer hovořil o přednostech svých elektronických databází, ale přesvědčování nefungovalo. Uvědomil si, že nebude schopen zboží prodat, a nabídl zaměstnanci banky celé své procento z nákladů na systémy zakoupené institucí. Než se manažer stačil vrátit do kanceláře, pracovník banky již kontaktoval obchodní oddělení a objednal několik základen za velké množství. Dodavatelé nabízeli slevu na takový objem nákupů. Zaměstnanec banky však předstíral urážku s tím, že jeho instituce je velmi renomovaná a nepotřebuje slevy. Pokud by banka sledovala nákupy a studovala tržní nabídky, došlo by k předražení (alespoň o výši slevy). Při absenci kontroly instituce utrpěla ztráty při pořizování databází a utrpěla ztráty při jejich neustálé aktualizaci; Navíc je možné, že banka tyto systémy vůbec nemusela kupovat. Počet zaměstnanců: více než 25 000.
Hlavní klienti: společnosti z 20 zemí, včetně Gazprom, Lukoil, Russian Railways, Rosněft, Surgutneftegaz, TNK-BP, Transneft, ExxonMobil Corporation, General Electric, Royal Dutch Shell, Samsung.
Pokud jsou činnosti společnosti jasně regulovány, pravděpodobnost, že zaměstnanci obdrží provize, se blíží nule. Zde je několik základních pravidel pro takový systém. Pro výběr dodavatele a uzavření smlouvy je potřeba:
- Dobře organizovaná soutěž, otevřenost zadávacích řízení. Není-li možné zorganizovat soutěž, musí být použity metody cenové kontroly.
- Kolegiální a kompetentní posouzení návrhů skupinou odborníků různých profilů. Kromě nákupčích by ve skupině měli být zástupci zákazníka (inženýři), specialisté zajišťující ekonomické zabezpečení společnosti, finančníci a právníci. V případě potřeby mohou být zapojeni odborníci, kteří vyhodnotí návrhy a vypracují doporučení pro výběr dodavatele.
- Porovnání objektivních charakteristik návrhů s předem stanovenými kritérii. Pro snadnější srovnání musí být návrhy sjednoceny na jednom základě.
- Vytváření rovných příležitostí pro všechny společnosti. O spolupráci s naší společností tak může požádat každý dodavatel, stačí mu projít online registrací a předložit určité dokumenty. Zároveň je systém postaven tak, že žádný z našich zaměstnanců nebude moci samostatně vyloučit dodavatele z účasti v zadávacích řízeních. Pokud se zjistí, že některý ze zaměstnanců dodavatele jedná nečestně, pak můžeme tuto společnost vyřadit ze seznamu společníků. Pokud dodavatel narazí na překážky ze strany našeho kupujícího, má možnost obrátit se s tímto problémem na vedení společnosti a obejít manažera. Dodavatel a kupující mohou uzavřít protikorupční dohodu tím, že se dohodnou, že se vzdají vzájemného uplácení svých zaměstnanců, a to i prostřednictvím vyplácení peněz, darů apod. Dohoda stanoví, že dodavatel a kupující určí oprávněné osoby, které budou řešit relevantní problémy mezi stranami.
Vybudování takového systému zadávání zakázek není snadné. Vyžaduje to vůli vedení podniku, značný materiál a čas s x náklady. Výsledek však stojí za to: místo potlačování příznaků nemoci se dočkáte radikálního zlepšení svého podnikání.
„Zdravím tě, čtenáři Deníku marketéra. Pojďme se bavit o aktuálním tématu v téměř každém maloobchodním, a nejen maloobchodním, podnikání. Promluvme si o provizích v zásobách. Není žádným tajemstvím, že problémy společností spojené s provizí se objevily již dávno a s největší pravděpodobností nevymizí. Musíme s tím bojovat? A co je nejdůležitější, jak vymýtit rollbacky v nabídce společnosti? Přesně o tom bude tento článek pojednávat.“
Aby firmy přežily a rozvíjely se v podmínkách moderního trhu, potřebují neustále zvyšovat své zisky. To je pochopitelné, ale... Jak toho dosáhnout? Jednou z cest je snížení nákladů při nákupu zboží. Zde však společnost naráží na zeď v podobě pracovníka nákupu, který obecně nemá zájem rozvíjet podnikání společnosti, ale má zájem o zvyšování osobního bohatství. Kvůli čemu? Jednou z možností je úplatek.
Nabízí se otázka, co má marketing společného s provizemi oddělení nákupu? A ta nejpřímější věc je. Úkolem marketingu je zajistit uspokojení požadavků a potřeb kupujícího, nikoli osobní motivy dodavatele.
Sortiment v obchodě by měl být plánován na základě preferencí kupujícího a minimálně logiky. Zbývající zásoby musí také odpovídat prodejním a dodavatelským možnostem, ale ne přáním dodavatelů. A konečně, snížení nákladů podniku a zvýšení jeho zisků – není to konečný cíl marketingu?
Nemám osobní odpor k manažerům nákupu, ve skutečnosti je mám rád. S mnoha mám velmi dobré vztahy, s některými dokonce přátelské, ale jak řekl Bodrov ve filmu Bratr-2: „Všechna síla je v pravdě.“
V Rusku jsou úplatky a provize v odděleních nákupu z větší části normou. Podle statistik, a nemůžete jim nevěřit, více než 70 % dodavatelů dává nákupním manažerům 1 až 15 % z ceny odeslaného zboží ve formě osobního bonusu nebo provize.
Dodavatelé navíc oficiálně platí firmám za propagaci jejich produktů na pultech obchodů. A také podle statistik mezi dodavateli patří 10 až 50 % do kategorie „dopravců“ a to závisí na vnitřní kontrole ve firmě samotné.
Všechny dodatečné náklady včetně provizí dodavateli jsou samozřejmě zahrnuty v ceně produktu (každý chce mít zisk). A v důsledku toho, s přihlédnutím k marži samotného prodejce, je konečná cena pro kupujícího o 10-20% vyšší.
Negativní aspekty rollbacků v maloobchodní nabídce
- Dodavatel utrpí ztráty a nafoukne cenu, což způsobí pokles objemu prodeje.
- Maloobchodu vznikají dodatečné náklady z důvodu ceny a dodacích podmínek.
- Kupující utratí buď příliš mnoho, nebo neutratí vůbec, ale zůstane bez nákupu.
- A dokonce i dodavatel, který obdržel dvojí výhodu (jednu ve formě provize, druhou ve formě platu), je nucen porušovat zákon, opotřebovávat si nervy a pracovat pod hrozbou propuštění, pokud bude tajemství odhaleno. .
Zavedení nového produktu do sortimentu. V tomto případě může bonusová částka dodavateli dosáhnout až 5 % z částky dodávky. Řetězci to hrozí nadsazenými cenami a zabíráním prodejní plochy a nevyzkoušeného zboží.
Nákup komerčního vybavení pro vybavení maloobchodní sítě. Do této kategorie patří i nákup domácích a kancelářských potřeb pro zajištění chodu kanceláře. Částka zpětného provize může dosáhnout 20 % z částky dodávky. Pro každou společnost se jedná o nafouknuté náklady, které se samy nevyplatí.
Objednávání nadbytečného nebo rychle se kazícího zboží. Nejen maloobchodu (zejména potravinám) vznikají náklady na odepsání prošlého zboží, které nelze vždy vrátit dodavateli. Zvyšují se také náklady na uskladnění přebytečného zboží ve skladu a vytíženost skladu, což může vést k ještě větším nákladům na zvětšení skladové plochy (například pořízení nového) nebo nemožnost uskladnit oblíbené zboží. Výše provize vedoucího zásobovacího oddělení může dosáhnout 10 % hodnoty objednávky.
Vystavení zboží na výhodných místech. Někdy to, že se produkt na nejlepším místě na prodejní ploše objeví, není způsobeno merchandisingovými kritérii nebo zvýšenými zisky, ale iniciativou dodavatele. Řetězec v tomto případě přichází o peníze, které mohl obdržet od dodavatele za výhodné umístění zboží (platba za zlatý regál, zcela oficiální marketingová příjmová položka každého obchodníka, jen o tom dodavatelé ne vždy vědí a jednají prostřednictvím dodavatelů). Provize v tomto případě může být až 10-15% nákladů na měsíční nebo čtvrtletní prodej zboží. Mimochodem, pokud půjdete oficiální cestou, může to být mnohem levnější.
Jak identifikovat provize v oddělení nákupu?
Úkol identifikace přijetí provize vedoucím nákupního oddělení není příliš jednoduchý, ale je vcelku řešitelný. To by mělo řešit bezpečnostní oddělení nebo management společnosti. Následuje seznam hlavních funkcí práce se systémem zpětného rázu od dodavatelů. Všechny jsou nepřímé, ale jejich souhrn nám umožní vyvodit správné závěry.
Za prvé, nevěřte fámám. Lidská závist je velmi silná věc a je nevykořenitelná. Neříkám, že je třeba věřit každé fámě, ale přesto stojí za to si je ověřit a blíže je sledovat.
Za druhé, stojí za to věnovat pozornost životní úrovni dodavatele. Je nepravděpodobné, že by si zaměstnanec s platem 30 000 - 40 000 rublů měsíčně mohl dovolit udržovat drahé, prestižní zahraniční auto nebo byt v elitní budově v centru města. Není samozřejmě pravda, že tyto prostředky byly získány prostřednictvím úplatků, ale stojí za to věnovat pozornost.
Zatřetí, jednání o provizích jsou často vedena mimo zdi společnosti. Stojí za to sledovat manažera zásobovacího oddělení, který jde ke klientovi na jednání.
Za čtvrté, sledování cen je nezbytné a neustálé. Pokud má konkurence levnější cenu, musíte jasně pochopit, za co přeplácíte. Objektivních důvodů je zde samozřejmě celá řada, například menší objem dodávky nebo doplňková služba (vlastní dodávka dodavatele) apod., ale na to je potřeba dávat pozor.
Jednou z možností je otestovat manažery nákupních oddělení pomocí polygrafu. Jsou to samozřejmě dodatečné náklady a je nutný souhlas zaměstnance, ale ve výsledku se náklady mohou mnohonásobně vrátit. A je vhodné, aby vedení společnosti při používání této metody šlo osobním příkladem.
Za šesté, nepřímé známky existence zpětného úplatku zahrnují přednost platby účtů od stejné společnosti. Tito. Manažer zásobovacího oddělení má mezi dodavateli „oblíbence“, jehož zájmy začínají být ve firmě lobbovány.
Jak se vypořádat s provizemi v oddělení nákupu?
Když je na základě nepřímých znaků možné identifikovat zájem dodavatele o konkrétní společnost, ale neexistují jasné důkazy, je nutné jednat. Co můžete v tomto případě dělat:
- Převeďte dodavatelskou společnost na jiného manažera, snižte objemy nákupů (pokud možno bez snížení tržeb) a odložte platby faktur. Dodavatel, kterému je vyplacena provize, má řadu dohod a musí si vydělat. V tomto případě učiní určité kroky ke zlepšení situace - zde se vše vyjasní.
- Jasně sdělte všem dodavatelům, jaké oficiální příležitosti má společnost k prezentaci produktu na maloobchodním místě. Je vhodné, aby tuto komunikaci neprováděl vedoucí oddělení nákupu.
- Obnovit smlouvy na dodávku zboží s klauzulí o vážných pokutách pro dodavatele, pokud se zjistí skutečnosti zpětného úplatku. A úplný rozpad jakéhokoli vztahu. V případě „vymáhání“ zpětného úplatku ze strany zásobovacího oddělení poskytněte údaje vedení společnosti, tzn. stačí předat dodavateli. Dodavatel nemá zájem ztratit své zákazníky (formou obchodu) a v případě volby mezi individuálním a stálým distribučním kanálem pro své produkty bude rozhodnuto bez váhání. Jediná věc, která nemusí fungovat, je v případě rodinných vazeb mezi dodavatelem a vedoucím nákupního oddělení.
- Zvýšit bonusovou část mzdy vedoucího oddělení nákupu. Pokud má manažer velmi silnou finanční motivaci hrát férově, a silný strach ze ztráty zaměstnání za obdržení provize, pak jsem si více než jistý, že provizí bude méně. To ale vyžaduje neustálou kontrolu činnosti dodavatele.
- Neustálé sledování maloobchodních cen. Pokud je vše fér a ceny pro prodejce jsou kvůli určitým kritériím vyšší, pak je úkolem manažera nákupního oddělení tato kritéria identifikovat a přijmout opatření ke snížení nákupní ceny.
V každém případě nemá smysl zacházet v boji proti vracení nabídky příliš daleko. Přílišné utahování šroubů může vést k přerušení vztahů s dobrým dodavatelem nebo ztrátě velmi dobrého dodavatele. No, co můžeme dělat? Máme takovou mentalitu a jsme připraveni přijmout s potěšením a nezapomeňte povzbudit - jinak v Rusku nepřežijeme.)
Myslím, že skončím tímto optimisticky. Napište své názory na tento problém do komentářů nebo e-mailu a také se přihlaste k odběru aktualizací blogu.
Každý manažer ví, že dobrý dodavatel je vzácnost. Ne každý se s takovou prací dokáže vyrovnat. A někteří dokonce věří, že se musíte narodit nebo být jedním v srdci.
Užitečný zaměstnanec
Ve struktuře každého podniku existuje speciální služba nazývaná „oddělení zásobování“. Někdo to považuje za obyčejnou jednotku, ale není to tak úplně pravda. Abyste pochopili podstatu problému, musíte nejprve pochopit, kdo jsou dodavatelé a proč jsou najímáni? Každý ví, že k výrobě produktů pro jakýkoli účel musí být k dispozici tři hlavní komponenty:
1) Suroviny a zásoby.
2) Vybavení a další nástroje.
3) Pracovní síla.
Každý z nich je stejně důležitý. Dodavatel je tedy osoba, která zajišťuje dostupnost první komponenty. Navíc je povinen tak učinit s maximálním přínosem pro podnik.
Co je myšleno v tomto případě? Hovoříme o zásadách, které musí takový zaměstnanec dodržovat. Dodavatel je v podstatě zaměstnanec, který poskytuje původnímu podniku suroviny a materiály:
- co nejdříve (je-li to nutné);
- uzavírání smluv za minimální cenu;
- v daném časovém rámci;
- v plánovaném rozsahu.
Z toho je zřejmé, že dodavatelem je ten, jehož činnost umožňuje jakékoli firmě fungovat systematicky, nepřetržitě a s minimálními náklady. A to by jistě mělo vést ke zvýšení zisku.
Co by měl dodavatel udělat?
Podnik může dobře fungovat pouze tehdy, když každý zaměstnanec zná a svědomitě plní povinnosti, které mu byly přiděleny. Pokud je vše jasné se zaměstnanci hlavní výroby, pak musí být jasně definovány funkce zbytku. Mezi povinnosti dodavatele tedy patří:
1) Kompilace určitých materiálů.
2) Uzavírání příslušných dohod jménem nebo jménem manažera.
3) Zajištění včasného dodání zboží na území podniku.
4) Sledování neporušenosti dodávaného zboží.
5) Zajištění dostupnosti dokumentace nutné k potvrzení kvality surovin (certifikát, pas nebo jiný doklad).
Všechny práce se provádějí v etapách:
- Za prvé, dodavatel musí vypracovat pracovní plán založený na regulačních potřebách podniku. Kromě toho musí být každý konkrétní typ materiálu spočítán samostatně. Zároveň se musíte rozhodnout pro požadovanou kvalitu.
- Pak přichází okamžik hledání partnera. Zde přicházejí na řadu služební cesty a telefonáty. Z velkého množství dodavatelů si musíte vybrat toho, jehož podmínky jsou výhodnější.
- Poté jde zaměstnanec za partnerem uzavřít dohodu.
- Poslední fází je převzetí zboží, jeho zabalení a doručení na místo vykládky. Dodavatel se zároveň zabývá všemi podpůrnými dokumenty.
Pokud je každá z uvedených etap správně vypočtena a dokončena, pak bude mít taková společnost vše, co potřebuje k práci. To znamená, že její zaměstnanec je opravdu na správném místě.
Co smí dodavatel dělat?
Aby mohl zaměstnanec dobře plnit zadaný úkol, potřebuje mít více potřebných informací a také veškerou možnou pomoc a podporu ze strany vedení. Proto „Job“ dodavatele obsahuje nejen povinnosti, ale i jeho práva, která by měla být dostatečná pro běžnou organizaci práce. Mezi hlavní patří:
1) Možnost vyžádat si informace, které potřebuje od zaměstnanců příslušných služeb. Například dodavatel musí znát plány podniku, které sestavují ekonomové. Aby se mohl orientovat v nákupních cenách, potřebuje porozumět finanční situaci společnosti v daném okamžiku.
Od hlavního inženýra by měl vědět o dostupnosti bezplatné dopravy v případě organizování vlastního vyzvednutí.
2) K dokončení konkrétního úkolu dodavatel někdy vyžaduje asistenci a přímou pomoc od vedení. Na základě pokynů má právo to vyžadovat. Například k provedení zálohové platby musí dodavatel dát pokyny hlavnímu účetnímu.
3) Pokud se v průběhu práce zjistí nedostatky, může podat návrhy na jejich případné odstranění.
S takovými právy může dobrý specialista vždy vykonávat svou práci tak, aby proti němu nebyly žádné stížnosti ani od vedení, ani od zaměstnanců hlavní výroby.
Důležité body
Každý personalista ví, že pokyny dodavatele kromě práv a povinností obsahují seznam různých typů povinností. V takové práci často nastávají chvíle, kdy se člověk musí rozhodnout sám, přičemž bere v úvahu pouze svou vlastní integritu a morální zásady.
Dodavatel například nabízí, že poskytne zboží za nadhodnocenou cenu a jako kompenzaci zaplatí dodavateli určitou částku v hotovosti. V tomto případě kladná odpověď povede k finančnímu překročení podniku a pro zaměstnance dojde k výraznému neplánovanému zvýšení platu. Otázkou pouze je, zda s tím bude zaměstnanec souhlasit. Pokud ano, poruší své povinnosti, které jasně odrážejí směr jeho činnosti. Sekce „Odpovědnost“ uvádí, že dodavatel bude muset nést zákonnou odpovědnost za všechna porušení, ke kterým dojde. Zde se projevuje slušnost, a tedy dodržování samotného postavení, které zaujímá. Je dobré, když ho během celé práce tato poslední část návodu neovlivní.